Факсимиле подписи на документах юридическая сила

Можно ли использовать факсимиле в первичных учетных документах?

Факсимиле подписи на документах юридическая сила

При совершении сделок использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон (п. 2 ст. 161 Гражданского кодекса РБ (далее – ГК)).

На основании данной нормы можно сделать следующие выводы:

– факсимиле является не подписью физического лица, а лишь воспроизведением собственноручной подписи с помощью средств механического или иного копирования. Как следствие, проставление факсимиле при составлении документа не является подписанием документа физическим лицом – это лишь способ выражения волеизъявления соответствующего физического лица на составление документа;

– факсимиле может использоваться при совершении сделок. Напомним, сделками признают действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей (ст. 154 ГК).

Договор – это сделка с участием двух или более сторон (п. 1 ст. 155 ГК).

Следовательно, совершением сделки будут являться действия по заключению договора, а именно по подписанию договора и приложений к нему (спецификаций, графиков платежей и т.д.).

Неоднозначным является вопрос о том, считать ли сделкой действия, совершаемые в порядке исполнения уже заключенного договора, а именно выставление счетов на оплату, подписание актов сдачи-приемки товаров, работ, услуг, подписание накладных и т.д. Для целей настоящей статьи автор полагает возможным исходить из того, что указанные действия являются сделкой;

– случаи и порядок использования факсимиле должны быть предусмотрены законодательством или соглашением сторон. Действующее белорусское законодательство подобных случаев не предусматривает, поэтому между сторонами должно быть достигнуто письменное соглашение о случаях и порядке использования факсимиле.

Внимание! Соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано сторонами без использования факсимиле.

Например, соответствующее условие может быть включено в подписанный сторонами договор, а если он уже подписан, к нему может быть подписано дополнительное соглашение.

Соглашение об использовании факсимиле должно предусматривать обязательство сторон по признанию юридической силы документов, составленных с использованием факсимиле уполномоченных лиц, наравне с документами, подписанными личной подписью уполномоченного лица.

При изложении условия целесообразно указать примерный перечень документов, при составлении которых может использоваться факсимиле.

Приведем пример соответствующего условия:

«Документы, составленные при исполнении настоящего договора (счета, спецификации, и т.д.) с использованием факсимильного воспроизведения подписей уполномоченных лиц сторон (факсимиле), являются оригиналами и имеют юридическую силу».

Юридическая сила документа, составленного с использованием факсимиле

Особенностью документа, составленного с использованием факсимиле, является его предполагаемая достоверность.

В частности, считается, что лицо, факсимиле которого использовано при составлении документа, действительно имело волеизъявление на составление соответствующего документа.

Такой документ имеет юридическую силу документа, лично подписанного уполномоченным лицом, до тех пор, пока достоверность этого документа не будет оспорена лицом, факсимиле которого использовалось при составлении документа.

Правило о предполагаемой достоверности документа, составленного с использованием факсимиле, корреспондирует с принципом добросовестности и разумности участников гражданских правоотношений: добросовестность и разумность участников гражданских правоотношений предполагается, поскольку не установлено иное (абз. 8 части второй ст. 2 ГК).

Документы, составленные с использованием факсимиле, могут быть письменным доказательством в суде, если имеется не противоречащее законодательству письменное соглашение сторон об использовании факсимиле при их составлении. Соответствующий документ как письменное доказательство будет оцениваться судом по внутреннему убеждению наравне с иными доказательствами (ст. 84 Хозяйственного процессуального кодекса РБ).

При отсутствии письменного соглашения сторон об использовании факсимиле при составлении документов такие документы могут быть сочтены судом юридически доброкачественными и приняты в качестве письменного доказательства, если сторона, от имени которой проставлено факсимиле, не оспорит юридическую силу такого документа.

Следовательно, для целей гражданского законодательства и судопроизводства в хозяйственных судах документ, составленный с использованием факсимиле, имеет юридическую силу, если лицо, чье факсимиле использовалось при составлении документа, не оспаривает свое волеизъявление на составление такого документа и признает его юридическую силу. Документ, составленный с использованием факсимиле, может быть признан недействительным (т.е. не имеющим юридической силы), если будет установлена его недостоверность, а именно несоответствие действительности указанных в нем сведений.

Использование факсимиле при составлении первичных учетных документов

Источник: https://www.gb.by/izdaniya/glavnyi-bukhgalter/malakhova-mozhno-li-ispolzovat-faksimile_0000000

Факсимиле – экономия времени или риск?

Факсимиле подписи на документах юридическая сила
Как известно, время – деньги.

В современных условиях бизнесменам приходится экономить каждую минуту, поэтому в компаниях с высоким объемом документооборота все большей популярностью пользуется факсимиле, использование которого доверяют ответственному сотруднику.

Таким образом, в отсутствие лица, уполномоченного подписывать документы, данный сотрудник ставит на документы факсимильный штамп. В результате экономится время руководства. Но стоит ли игра свеч?

Справка

Показать

Факсимиле – (лат. fac simile – «сделай подобное») печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица. Факсимиле приравнивается к собственноручной подписи; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой1.

Правовая основа

Понятие факсимиле законодательно не определено, однако Гражданским кодексом РФ установлено следующее:

Фрагмент документа

Показать

Гражданский кодекс РФ, статья 160 «Письменная форма сделки»

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Примерами актов законодательства, которые устанавливают случаи применения факсимиле в гражданско-правовых отношениях, являются также некоторые международные конвенции, участницами которых выступает Россия. Так, в Будапештской конвенции о договоре перевозки грузов по внутренним водным путям (КПГВ) от 22.06.2001 г.

установлено, что подпись грузоотправителя на транспортном документе может быть проставлена от руки, в виде факсимильной печати, пробита или проштемпелевана, проставлена в виде символов или нанесена при помощи любого другого механического или электронного средства, если это не запрещается законодательством государства, где выдается транспортный документ.

Когда можно использовать факсимиле

Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена. Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии действенного механизма установления достоверности документов, подписанных с использованием факсимиле подписи соответствующего лица.

Использование факсимиле при заключении договоров

Из п. 2 ст. 160 ГК РФ следует, что если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с обычной подписью. При этом контрагенты могут отразить в тексте договора условие об использовании факсимиле либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между компаниями данным способом.

В противном случае при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным. Даже добросовестный контрагент может проиграть дело, поскольку в соответствии с п. 1 ст. 160 ГК РФ не будет соблюдена письменная форма сделки. При этом суды, руководствуясь п. 1 ст.

162 ГК РФ, применяют последствия несоблюдения простой письменной формы сделки:

Фрагмент документа

Показать

Гражданский кодекс РФ, статья 162 «Последствия несоблюдения простой письменной формы сделки»

1. Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства.

Судебная практика

Показать

Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26.05.2008 г. по делу № А55-16332/2007

Заявителем кассационной жалобы выступило ЗАО «Молочная ферма 3».

Жалоба подавалась на решение Арбитражного суда Самарской области и постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда по иску ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» к ЗАО «Молочная ферма 3» о взыскании суммы долга по договору купли-продажи.

При этом решением Арбитражного суда требования ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» были удовлетворены частично в части взыскания невыплаченной задолженности по вышеуказанному договору. Апелляционная инстанция оставила данное решение без изменений.

В кассационной жалобе ЗАО «Молочная ферма 3» просило состоявшиеся судебные акты отменить в связи с нарушением судом норм процессуального и материального права.

Заявитель кассационной жалобы указал, что соглашение сторон о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи отсутствует, при этом судом в качестве надлежащего доказательства наличия спорной задолженности указан акт приема-передачи, подписанный факсимильным способом.

В результате суд кассационной инстанции удовлетворил требования ЗАО «Молочная ферма 3», сославшись на отсутствие надлежащих доказательств наличия возникших договорных правоотношений.

Аналогичная позиция изложена в определении Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 07.02.2008 г. по делу № 653/08, которая в силу правил ст. 16 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации является обязательной при проверке кассационной инстанцией законности обжалуемых судебных актов.

Проиллюстрировать данную ситуацию также можно следующим примером.

Пример 1

Показать

ИП Сидоров А.И. сдал в аренду ООО «Арго» нежилое помещение. При этом между сторонами был подписан договор аренды, а также составлен акт приема-передачи помещения.

Когда срок договора закончился, стороны решили его пролонгировать, при этом было заключено дополнительно соглашение о повышении ставки арендной платы.

ООО «Арго» заключило указанное соглашение путем проставления факсимиле (при этом в соглашении не было предусмотрено использование факсимиле) и продолжило платить аренду по старой ставке. В связи с тем, что нарушаются условия договора, ИП Сидоров А.И.

подал в суд на арендатора, требуя взыскания неоплаченной части аренды. Тем не менее требования арендодателя удовлетворены не были по причине отсутствия оригинальной подписи арендатора. Суд признал дополнительное соглашение об установлении более высокой арендной ставки незаключенным в связи с несоблюдением письменной формы сделки.

Случаи принятия судами противоположного решения имеют место, но это лишь редкое исключение из правил.

Так, некоторые суды полагают, что если получен договор, подписанный факсимильным способом, и при этом контрагент его безоговорочно акцептовал (то есть выполнил определенные встречные обязательства), то это означает его согласие на проставление факсимиле и на все условия данного договора.

Кроме того, если ни одна из сторон не заявляет о недействительности договора по причине использования факсимиле, то это должно означать, что в данном вопросе достигнуто согласие, хотя и отсутствует письменное соглашение. Следовательно, договор заключен и влечет правовые последствия.

Судебная практика

Показать

Постановление ФАС Московского округа от 25.06.2007 г. по делу № КГ-А40/5478-07

Арбитры указали на пункт 160 Гражданского кодекса, согласно которому использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифрового аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. И если поставленная на актах и накладных факсимильная подпись не вызвала возражений заказчика, проблема снимается.

Кроме того, необходимо учитывать специфику отношений между контрагентами.

Источник: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=6584

Факсимильная подпись: быть или не быть

Факсимиле подписи на документах юридическая сила
В первой части статьи, опубликованной в предыдущем номере журнала, основное внимание мы уделили способам регламентации работы с факсимиле, в т.ч. документированию этой рискованной, но порой необходимой процедуры.

Сейчас же предлагаем разобраться со вторым аспектом проблемы – определить перечень документов, на которых допустимо использовать факсимиле вместо собственноручной подписи без ущерба для юридической силы документа.

Предлагаем начать рассмотрение с группы документов, подписываемых для заключения сделок.

Заключение сделки

Договором признается соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (это зафиксировано в п. 1 ст. 420 Гражданского кодекса РФ1).

А в п. 1 ст. 160 ГК РФ говорится, что сделка должна быть подписана лицами, ее совершающими, или должным образом уполномоченными. Что это означает? Лицом, совершающим сделку, может быть физическое лицо, например, человек, покупающий недвижимость.

А вот коммерческий директор, который подписывает этот же договор от лица инвестиционной компании, является уполномоченным этой организацией лицом. Отметим еще один важный момент: в п. 1 ст.

160 речь идет об оригинальных собственноручных подписях на договорах.

А вот в п. 2 ст.

160 ГК РФ уже указывается на возможность использования факсимиле, но при определенных условиях: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».

Арбитражный процессуальный кодекс2 тоже допускает представление факсимиле в качестве доказательства воли стороны: «Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором» (п. 3 ст. 74 АПК РФ).

Следовательно, в гражданско-правовых отношениях допустимо использование факсимиле при подписании договоров в случае согласия на это всех сторон сделки. Теперь предлагаем разобраться, как подтвердить наличие у сторон сделки согласия на использование факсимиле.

Здесь следует сделать оговорку. По общему правилу сделки между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и гражданами должны совершаться в простой письменной форме (п. 1 ст. 161 ГК РФ). Эта письменная форма может быть реализована двумя способами (п. 2 ст. 434 ГК РФ):

  • составлением одного документа, подписанного сторонами, либо
  • обменом разными документами, каждый из которых подписан одной из сторон сделки. Эти документы стороны могут направлять друг другу почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связью, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Подписание договора «между присутствующими»

Сначала разберемся с договором, составленным как один документ, который подписан всеми сторонами. Такой способ заключения договора традиционно именуется «между присутствующими» и является самым распространенным:

  • инициатор сделки направляет проект договора будущему контрагенту;
  • в случае согласия заключить договор на предложенных условиях контрагент подписывает этот проект;
  • после подписания обеими сторонами он приобретает статус заключенного договора.

Если договор составлен как один документ, то соглашение сторон об использовании факсимиле должно быть в нем четко зафиксировано. Например, в договор можно включить следующее положение:

Пример 11

Показать

Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле подписи (воспроизведенное механическим способом с использованием клише).

Если между сторонами отсутствует соглашение, суд не примет во внимание подписанные факсимиле документы и вы не сможете доказать факт волеизъявления, ими зафиксированный.

Возможность проставления поддельных подписей на договорах никто не отрицает. Но вот использование поддельных факсимиле, думаю, многих приведет в замешательство. Такие случаи вполне реальны, хотя и достаточно редки.

Для установления идентичности собственноручной подписи используется графологическая экспертиза. В отношении клише, воспроизводящего подпись, проводят идентификационную экспертизу, в рамках которой эксперт с высокой степенью достоверности может установить, когда сделан оттиск, а также сделан ли он одним и тем же клише или использовались разные.

Следовательно, в целях минимизации рисков руководство компании должно получить подтверждение того, что контрагент использует одни и те же факсимиле. Это особенно важно, если, например, к договору поставки будут подписываться факсимильной подписью спецификации, суммы по которым могут достигать нескольких миллионов. В этом случае можно рекомендовать:

  • сам договор подписывать собственноручной подписью;
  • включить в договор таблицу с образцами собственноручных подписей должностных лиц, уполномоченных для подписания дополнений, изменений, приложений к договору, и образцами оттисков их факсимиле (см. Пример 12). Это позволит подписывать факсимильной подписью все вышеуказанные документы, что значительно ускорит документооборот между компаниями.

Дополнительно необходимо договориться об информировании друг друга в случае утери клише или замены его на новое по другим причинам. Для этих целей в договор можно включить следующее условие:

Пример 12

Показать

Стороны договорились, что договор должен быть подписан собственноручной подписью руководителя или иного уполномоченного лица с каждой стороны, при подписании дополнений и изменений, включая спецификации к договору, стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи ­и факсимиле подписи в соответствии со следующими образцами:

Стороны договорились информировать друг друга в 3-дневный срок в случае утери факсимиле или замены его на новое по различным причинам с последующей подготовкой дополнительного соглашения.

Какой текст об использовании факсимильной подписи включить в договор, в каждом конкретном случае должна решать сама организация. Нужно оценить объем документов, подлежащих подписанию собственноручной подписью, и рисков при использовании факсимиле.

Практика показывает, что организации чаще решаются применять факсимиле на договорах, заключаемых в массовом порядке, но сумма каждого из которых не столь значительна (например, договоры на оказание образовательных услуг).

При заключении же многомиллионной сделки лучше использовать собственноручную подпись или предусмотреть в договоре образцы собственноручной подписи и оттиска факсимиле.

Заключение сделки «между отсутствующими»

Теперь рассмотрим второй способ заключения сделки – посредством обмена разными документами.

Заключение сделки «между отсутствующими» предполагает не только пространственное удаление сторон друг от друга, но и разъединенность волеизъявления сторон во времени.

В этом случае нас будут интересовать письма, которые на практике являются довольно распространенным способом документального оформления оферты (предложения заключить сделку, см. Пример 13) и акцепта (согласия на предложенные условия, см. Пример 14).

Пример 13

Показать

Пример 14

Показать

Подобный обмен письмами является заключением договора поставки асбеста на согласованных условиях, который обязателен для исполнения обеими сторонами. Поэтому подобные письма должны подписываться собственноручной подписью руководителя или уполномоченного лица. Ведь в них отсутствует согласие на применение факсимиле.

Документом, играющим роль оферты, может являться и некая узкоспециальная форма. Довольно часто используют заявку, например, на участие в выставке. Акцептом в данном случае может служить подтверждение заявки. Обращаем внимание читателей на то, что данные документы также должны быть подписаны собственноручной подписью руководителя или уполномоченного лица.

«Знал бы где упасть, соломки бы подстелил»

Очень часто случается так, что, получив договор, подписанный контр­агентом, ответственный исполнитель сдает его в службу делопроизводства для оперативного хранения. При этом сотрудникам службы делопроизводства следует внимательно проверять договор. Наличие подписей и печатей – это еще полдела.

Если в договоре обнаружится факсимильная подпись, а в тексте будет отсутствовать формулировка, выражающая согласие сторон на использование факсимиле, то нужно «забить тревогу». Это значает, что в случае судебного разбирательства договор будет признан недействительным.

Обнаружив такой изъян, о нем необходимо проинформировать юридическую службу компании.

Этот изъян могут заметить не только сотрудники вашей организации, но и, например, нотариус, который откажется заверить нотариальную копию такого договора.

Хотелось бы предупредить читателей еще об одной опасности, которая подстерегает их при использовании факсимиле при подписании договоров.

Как уже отмечалось, факсимиле облегчает жизнь в том случае, когда нужно поставить подпись на документе во время отсутствия руководителя на рабочем месте. Но отсутствие отсутствию рознь.

Дело в том, что руководитель может находиться на совещании в вышестоящей организации на другом конце города, а может просто уехать в отпуск.

Находясь в очередном отпуске, служебной командировке или на больничном, руководитель не может исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором.

Поэтому использование факсимиле на договорах, дата подписания которых совпадает с очередным отпуском, служебной командировкой, временной нетрудоспособностью, может привести к непредсказуемым последствиям.

Судебная практика свидетельствует о том, что договоры, «подписанные» директором, находящимся в отпуске, довольно часто оспариваются. При этом такие договоры квалифицируются судами3 как «подписанные ненадлежащим лицом ­(неуполномоченным) лицом».

Но здесь следует помнить о том, что Гражданский кодекс РФ (ст. 183) предусматривает возможность заключения сделки неуполномоченным лицом, если совершенные им действия впоследствии будут прямо одобрены уполномоченным лицом. Таким одобрением может служить, например, фактическое исполнение обязательств по этому договору.

Пример 15

Показать

Договор поставки со стороны покупателя подписали при помощи факсимиле руководителя, находящегося в это время в больнице, по его устному распоряжению. Исполнением покупателем своих обязательств по данному договору может считаться оплата товара на расчетный счет поставщика или его фактическое получение по накладной.

Поэтому, проставляя факсимильную подпись руководителя на договоре, следует быть предельно осторожным и учитывать все возможные последствия.

Организационно-распорядительные документы

Попробуем разобраться, возможно ли подписание приказов, протоколов, писем и других организационно-распорядительных документов факсимильной подписью.

Фрагмент документа

Показать

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)…

Сейчас при оформлении организационно-распорядительных документов принято ссылаться на вышеуказанный ГОСТ Р 6.30-2003, который носит рекомендательный характер. Но мы вспомним еще два важных документа:

  • Единая Государственная система делопроизводства. Основные положения (ЕГСД);
  • Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

Фрагмент документа

Показать

«Единая Государственная система делопроизводства. Основные положения», одобренная Государственным комитетом Совета Министров СССР по науке и технике постановлением № 435 от 04.09.1973 г.

Источник: http://www.delo-pres.ru/articles.php?n=5342

Имеет ли факсимиле, юридическую силу

Факсимиле подписи на документах юридическая сила
Имеет ли факсимиле, юридическую силу? Какие документы необходимы для использования факсимиле?

Вопрос : имеет ли факсимиле, юридическую силу, использование факсимильной подписи 

Ответ : да, будет.

В гражданско-правовых отношениях контрагенты могут использовать между собой факсимильные подписи. Но тогда об этом нужно договориться заранее – то есть сначала стороны предусматривают использование факсимиле, и их соглашение об этом должно быть подписано собственноручными подписями уполномоченных лиц, и только после согласования этого вопроса допускается проставлять факсимиле.

Например, если факсимильной подписью планируется подписать договор с контрагентом, сначала нужно оформить соглашение об использовании факсимиле, с «живыми» подписями.

Все первичные документы, имеющие четкие правила оформления, которые вносятся в книги продаж или покупок, или являются основанием для акцептования предъявленных сумм НДС, должны подписываться только «живыми» подписями, иначе у налоговых органов возникнут обоснованные претензии по их оформлению и учету.

Поэтому такие первичные документы, как, например, счета-фактуры с факсимильной подписью, не могут служить основанием для вычета по НДС (контролирующие органы аргументируют это нормами статьи 169 Налогового кодекса РФ и указывают на ненадлежащее оформление подписей).

Такая точка зрения ФНС РФ и Минфина России официально не была опубликована, однако прослеживается в судах. По мнению судей, до тех пор пока оригинал счета-фактуры не получен, принимать входной НДС к вычету нельзя. Вычет необходимо перенести на тот налоговый период, в котором оригинал счета-фактуры поступит от поставщика.

Такие выводы, например, есть в постановлениях ФАС Поволжского округа от 7 июня 2008 г. № А55-11510/2007 и от 18 марта 2008 г. № А55-11507/2007-31.

Обоснование

Как исполнителю «исцелить» договор возмездного оказания услуг с пороком формы

Порок формы договора возмездного оказания услуг состоит в несоблюдении простой письменной формы сделки – когда документы, которые обычно подтверждают заключение договора возмездного оказания услуг в письменной форме, имеют существенные недостатки:

Последствия этого состоят в лишении сторон права ссылаться в случае спора на свидетельские показания (п. 1 ст. 162 ГК РФ).

При этом исполнитель не лишен права приводить письменные и другие доказательства наличия между сторонами договора возмездного оказания услуг (акты, переписка, фактические действия, выставление счета и оплата, экспертное заключение об определении объема оказанных услуг и т. п.).

Если соответствующие доказательства найдутся, то договор возмездного оказания услуг может быть признан заключенным («исцелен»).

Поэтому особое внимание необходимо уделить тому, какие документы и в каком состоянии есть на руках у сторон и какие действия каждая из них предпринимала.

Если документы, подтверждающие заключение договора, не подписаны надлежащим образом

Наиболее распространенные ситуации, связанные с подписанием документов, которые могут поставить вопрос о заключенности договора возмездного оказания услуг, – это ситуации, когда документы, подтверждающие заключение договора:

Стороны (одна из сторон) не использовали на документе «живую» подпись.

Риск в таком случае может возникнуть, если между заказчиком и исполнителем отсутствует соглашение об использовании факсимильного воспроизведения подписи, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи.

Если «живой» подписи на документе не будет и не будет соответствующей оговорки, а иное не предусмотрено ни законом, ни иным правовым актом, то суд может признать договор незаключенным (п. 2 ст. 160 ГК РФ, см. по аналогии постановления ФАС Волго-Вятского округа от 16 февраля 2011 г. по делу № А82-7107/2010 и ФАС Восточно-Сибирского округа от 23 марта 2010 г. по делу № А58-4290/08).

Соглашением сторон об использовании факсимиле не может выступать сам договор, который подписывается таким образом

Соглашение о возможности использования факсимиле должно предшествовать заключению договора, который будет подписываться таким путем.

При ином толковании пункта 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ следовало бы, что лицо может подписывать любые договоры с любым содержанием с кем угодно и проставлять на нем изготовленные факсимиле.

Однако вопрос об использовании на документе аналога собственноручной подписи будет снят:

  • если договор будет фактически исполнен (услуги оказаны исполнителем и приняты заказчиком, а оплата услуг заказчиком произведена в срок, указанный в спорном договоре) либо
  • если заказчик совершит другие действия, свидетельствующие о намерении заключить и исполнить договор.

Пример из практики: суд признал договор заключенным, несмотря на то что подпись со стороны заказчика выполнена с помощью факсимильного клише, поскольку сделка исполнена сторонами

ООО «А.» (исполнитель) и ООО «Р.» (заказчик) заключили договор возмездного оказания услуг по поиску, подбору и предоставлению сотрудников.

Исполнитель оказал услуги, однако заказчик внес лишь половину согласованной суммы.

ООО «А.» обратилось в арбитражный суд с иском о взыскании задолженности в сумме 60 000 руб. и пеней в сумме 92 400 руб.

ООО «Р.» сослалось на незаключенность спорного договора, так как он со стороны заказчика не был подписан уполномоченным лицом, вместо этого поставлено факсимиле подписи генерального директора ООО «Р.».

Суд признал данную ссылку необоснованной и отметил: «Сам по себе факт оформления договора с использованием факсимильной подписи, без учета конкретных обстоятельств дела, не является абсолютным основанием для признания договора незаключенным.

Как следует из представленных в материалы дела доказательств, договор… был заключен и исполнялся сторонами.

Договор считается заключенным, несмотря на то что подпись со стороны кредитора выполнена с помощью факсимильного клише, поскольку сделка исполнена сторонами».

Исковые требования были удовлетворены в части взыскания долга в сумме 60 000 руб. и пеней в сумме 50 000 руб. (постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 22 февраля 2011 г. по делу № А41-31096/10).

Можно ли принять к вычету НДС по счету-фактуре с факсимильной подписью

Нет, нельзя.

В пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ сказано, что счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации (либо уполномоченным лицом). Счета-фактуры, оформленные с нарушением указанного требования, не могут служить основанием для вычета НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ).

По мнению контролирующих ведомств, нормы законодательства подразумевают наличие на счетах-фактурах именно собственноручных подписей уполномоченных должностных лиц. Факсимиле же представляет собой воспроизведение собственноручных подписей техническими средствами.

Счета-фактуры, оформленные с использованием факсимильных подписей, не равнозначны счетам-фактурам, которые подписаны руководителем и главным бухгалтером лично. Поэтому принимать НДС к вычету на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью, нельзя. Об этом сказано в письмах Минфина России от 27 августа 2015 г.

№ 03-07-09/49478, от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33, ФНС России от 17 мая 2005 г. № ММ-6-03/404, от 14 февраля 2005 г. № 03-1-03/210/11.

Правомерность такого подхода подтверждена Президиумом ВАС РФ в постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11.

Можно ли на бланках бухгалтерской отчетности проставлять факсимильную подпись руководителя организации

Нет, нельзя.

Использовать факсимиле можно только в случаях, предусмотренных законодательством (п. 2 ст. 160 ГК РФ). А закон о бухучете прямо не разрешает использовать факсимильную подпись. Зато там сказано, что бухгалтерскую отчетность руководитель должен подписать лично, на бумаге (ч. 8 ст. 13 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера» № 3, март 2015

На каких документах без опаски можно ставить факсимиле

План семинара:

сложность с факсимиле в том, что законом это понятие никак не определено. В нормативных актах встречаются лишь разрозненные упоминания об оттиске и его использовании в документах. Соответственно, на данный момент четкого правового статуса у факсимильной подписи нет.

Отсюда вытекает основное правило использования этого аналога собственноручной подписи: не нужно ставить факсимиле на важных, особенно финансовых, документах. Ведь опереться на закон, когда вы захотите доказать свою правоту перед инспекторами или судом, просто не получится.

Если вы завели в организации факсимиле, обезопасьте себя и компанию, оформите отдельные локальные акты, в которых закрепите: где печать хранится, кому и в каком порядке выдается.

Также нужно назначить сотрудника, который будет отвечать за сохранность и использование факсимиле. Оформить все это проще всего по аналогии с печатями организации.

Иначе факсимиле, попав в руки случайного человека, может нанести компании ощутимый ущерб.

Совсем нелишним будет акт с перечнем документов, на которых можно пользоваться факсимиле. Разумеется, в пределах вашей организации. В случае споров с проверяющими такая бумага может выручить.

Первичка

Требования к первичным документам прописаны в пунктах 6 и 7 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

В частности, там говорится о подписи: она должна принадлежать ответственному за сделку лицу и дополняться расшифровкой. Но никаких специальных оговорок о характере исполнения подписи в законе нет.

Поэтому вполне можно предположить, что в первичке допускается и собственноручная, и факсимильная, и электронная подпись.

Бланки нужных документов вы можете посмотреть и скачать. Чтобы войти в раздел «Формы», выберите соответствующую кнопку вверху главной страницы сайта.

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/210221--imeet-li-faksimile-yuridicheskuyu-silu

Факсимиле это: что это такое, значение, где можно использовать

Факсимиле подписи на документах юридическая сила

Рассмотрим случаи, при которых фирмы и ИП вправе использовать факсимильную подпись и как правильно документально оформить ее применение.

Внимание! Документально закрепить использование факсимильной подписи в соответствии со всеми требованиями законодательства вам помогут:

Факсимиле что это?

Факсимильная подпись — это воспроизведение графического оригинала подписи, которое передает ее точно, со всеми подробностями. Оно  удостоверяет полномочия должностных лиц.

Факсимиле подписи имеет юридическую силу только в установленных законом случаях и по соглашению сторон гражданско-правового договора.

Далее мы подробно рассмотрим эти случаи.

Факсимильная подпись в гражданско-правовых отношениях

В гражданско-правовых отношениях факсимиле используют при совершении сделок. Причем, ее применение должно быть предусмотрено положениями законодательства или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Гражданское законодательство не содержит положений в части правил работы с факсимильной подписью. Поэтому легитимность и порядок применения следует установить соглашением о возможности использовать факсимиле (см. образец ниже).

В соглашении прописывают:

  • возможность использования факсимиле;
  • перечень документов, на которых его можно ставить.

Только при выполнении обоих условий факсимильная подпись имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная.

Соглашение оформляют либо как отдельный документ либо включают в текст договора.

Что такое факсимиле подписи в договоре

Если соглашение не оформлено, условие о применении факсимиле нужно включить непосредственно в текст договора. Даже в случае составления дополнительного соглашения суд может посчитать использование факсимиле незаконным, а договор незаключенным (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Если на договоре поставили факсимильную подпись, а в нем нет соответствующего условия и при этом иное не предусмотрено законодательством, судьи могут признать договор незаключенным.

Но, вместе с тем, факт заключения договора можно подтвердить действиями:

  1. Договор полностью либо частично исполнен. То есть исполнитель оказал услуги или их часть, а заказчик произвел оплату в срок по договору.
  2. Если с учетом конкретных обстоятельств заявление о том, что договор не заключен, противоречит принципу добросовестности (п. 3 ст. 432 ГК РФ).

Пример подтверждения обоснованности использования факсимиле в договоре

Рассмотрим пример из судебной практики (пост. Десятого ААС от 22.02.2011 № А41-31096/10).

Пример

Два юридических лица (Исполнитель и Заказчик) заключили договор возмездного оказания услуг по поиску, подбору и предоставлению персонала. Услуги были оказаны полностью. Но Заказчик перечислил только половину оплаты.

Исполнитель обратился в суд с иском о взыскании задолженности и пеней.

В ходе разбирательства Заказчик сослался на незаключенность договора. С его стороны уполномоченное лицо поставило факсимиле подписи генерального директора.

Суд встал на сторону Исполнителя и удовлетворили требования в части взыскания долга и пеней.

Он указал: «Сам по себе факт оформления договора с использованием факсимильной подписи, без учета конкретных обстоятельств дела, не является абсолютным основанием для признания договора незаключенным. Как следует из представленных в материалы дела доказательств, договор…

был заключен и исполнялся сторонами. Договор считается заключенным, несмотря на то что подпись со стороны кредитора выполнена с помощью факсимильного клише, поскольку сделка исполнена сторонами».

Образцы документов по оформлению использования факсимиле в компании

Применение факсимильной подписи в компании утверждают:

  1. Положением об использовании факсимиле. В нем указывают:
  • перечень документов, на которых допустимо его проставление;
  • список лиц, ответственных за работу с факсимиле;
  • ответственность за нарушение правил применения;
  • условия хранения.
  1. Приказом о применении факсимильной подписи

Использование факсимильной подписи в регистрационных документах

Роспатент ссылается на статью 160 Гражданского кодекса. Он считает возможным использование факсимиле директора на договоре.

Согласно Рекомендациям по вопросам проверки договоров о распоряжении исключительным правом на результаты интеллектуальной деятельности или средства индивидуализации: «использование аналога собственноручной подписи руководителя юридического лица в порядке, установленном специальными нормативно-распорядительными актами самого юридического лица. Одним из таких случаев может являться использование факсимиле в установленном организацией порядке при кратковременном отсутствии руководителя, например, в связи с его рабочей командировкой» (абз. 4 п. 2.2.8.8 Рекомендаций).

Применение факсимильной подписи на заявлении о регистрации, также не считается основанием для отправки запроса или отказа в регистрации. Следует исходить из разумности и добросовестности участников гражданских правоотношений.

А вот использовать факсимиле физического лица в заявлении о регистрации предоставления права использования комплекса исключительных прав по договору франчайзинга нельзя (абз. 3 п. 2.2.8.8 Рекомендаций).

Следует поставить подпись собственноручно. В противном случае госорганы откажут в регистрации на основании подпункта 4 пункта 7.10 Регламента.

Факсимильная подпись в учетных документах

Налоговое законодательство не содержит положений о возможности применения факсимиле для оформления документов.

Для целей бухгалтерского учета подпись является обязательным реквизитом “первички” (подп. 7 п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При этом бухгалтерское законодательство не содержит положений о применении факсимиле на “первичке”. Но в Законе есть положения о том, что директор юрлица ставит свою подпись лично на бумажном варианте отчетности (ч. 8 ст. 13 Закона № 402-ФЗ).

Источник: https://www.buhsoft.ru/article/1969-faksimile-chto-eto-takoe-i-kak-ego-ispolzovat

Юридическая сила факсимиле | «Гарант-Сервис» г. Смоленск

Факсимиле подписи на документах юридическая сила
Иногда руководители в силу занятости не имеют возможности подписать документ. В такой ситуации на помощь приходит факсимиле. Однако не всегда это допустимо, а в некоторых случаях даже противозаконно.

Нельзя использовать факсимиле на доверенностях, платежных и других документах, имеющих финансовые последствия.

В соответствии с Гражданским кодексом *(1) при совершении сделок допускается факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Случаи и порядок воспроизведения факсимильной подписи специальными законами не предусмотрены. Таким образом, следуя буквальному толкованию закона, использование факсимиле допускается по договоренности между сторонами правоотношений. Как правило, при совершении гражданско-правовых сделок.

Однако следует учитывать, что имеются случаи, когда факсимильная подпись не будет признана государственными органами, судами и контрагентами:— наличие факсимиле не предусмотрено соглашением сторон;— наличие факсимиле прямо не предусмотрено законом;— факсимиле используется за рамками гражданско-правовых отношений (налоговые, административные и пр.);— наличие специального правового регулирования, когда законом предписано наличие личной подписи;

— недобросовестное использование факсимиле с целью получения необоснованной налоговой или материальной выгоды за счет контрагентов (третьих лиц).

Применение факсимиле в бухгалтерском и налоговом учете

Споры, которые ведутся вокруг возможности использования факсимиле, зачастую основываются на игнорировании положений Гражданского кодекса.

Если поддержать позицию широкого использования факсимильной подписи, то можно представить подписание с помощью факсимиле приговора суда по уголовному делу, решения арбитражного суда.

В данном случае нельзя не согласиться с официальной позицией чиновников финансовых ведомств, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия*(2), так как в данном случае речь идет не о договоренностях между участниками в гражданско-правовой сфере, а в рамках финансовых, налоговых и иных правоотношений. Доверенность, в свою очередь, является хотя и гражданско-правовой сделкой, но односторонней, то есть соглашения о форме и факсимильных реквизитах быть не может.

В этой связи автор считает бессмысленными споры о возможности использования факсимильного клише в документах первичного бухгалтерского учета.

Необоснованным является довод о том, что положениями Закона N 402-ФЗ*(3) об обязательных реквизитах первичного учетного документа не предъявляется требований собственноручной подписи, проставляемой на первичных документах. Сторонники данной позиции забывают, что закон в данном случае не дает прямого предписания или разрешения (указания на возможность) использовать факсимильную подпись.

Президиум ВАС РФ*(4) указал, что возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счетов-фактур и документов бухгалтерского учета законодательством не предусмотрено.

В настоящее время судебные органы придерживаются однозначной позиции о том, что использование факсимиле в первичной документации не предусмотрено действующим законодательством.

Данная правовая позиция стала практикообразующей*(5).

Кроме того, судьи справедливо указывают*(6), что соглашение о возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных бухгалтерских документов не влечет каких-либо правовых последствий, поскольку порядок оформления первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур определяется Налоговым кодексом и Законом о бухучете, тогда как гражданское законодательство к налоговым и другим финансовым и административным правоотношениям не применяется*(7).

Из вышеизложенного следует, что применять факсимиле в бухгалтерском учете и в области налоговых правоотношений не следует.

Использование факсимиле в иных сферах

Спорные вопросы о возможности применения факсимиле в иных сферах не вызывают пристального внимания государственных чиновников, однако для судов данные вопросы остаются актуальными.

Наличие клише в руках недобросовестных контрагентов, собственных сотрудников предприятия может привести к злоупотреблениям, рейдерским захватам, причинению материального ущерба.

В этих случаях суды рассматривают факты применения факсимильной подписи с учетом специальных норм, наличия соглашения о возможности использования факсимильной подписи, сложившихся обычаев во взаимоотношениях между сторонами, добросовестности контрагентов.

Суды подчеркивают обязательность наличия соглашения о возможности использования факсимильной подписи. Так, ВАС РФ, разбирая одно из дел*(8), указал следующее.

Гражданским кодексом *(9) предусмотрено, что договор поручительства должен быть совершен в письменной форме, при этом несоблюдение письменной формы влечет недействительность договора поручительства.

А так как договор поручительства не был подписан собственноручно генеральными директорами и содержит лишь факсимильное воспроизведение их подписей, и при этом соглашение об использовании факсимиле сторонами не было предусмотрено, то договор поручительства считается незаключенным.

Также высшие судьи считают, что отсутствие между сторонами соглашения об использовании аналога собственноручной подписи в виде печатной формы (факсимиле), оформленного в соответствии с Гражданским кодексом в письменной форме, указывает на необходимость наличия собственноручной подписи в распоряжениях банку как обязательное требование об идентификации распорядителя счета*(10).

В другом случае суд указал на необходимость применения нормы специального законодательства*(11). Так, не может быть признан надлежаще оформленным вексель, подпись векселедателя на котором совершена способом, допустимым общими нормами гражданского законодательства *(12) и не соответствующим требованиям специального законодательства.

Следовательно, отсутствие на векселе рукописной подписи лица, выдавшего вексель, является нарушением требования к форме вексельного обязательства*(13). В связи с дефектом формы векселя отпадает и обязательство авалиста.

Необходимо отметить, что в рамках гражданско-правовых споров суды обращают внимание не только на формальную сторону сделок, но и на фактически сложившиеся взаимоотношения сторон, отказывая в защите недобросовестной стороне.

В одном из определений *(14) ВАС РФ указал, что частичная оплата поставленного по соответствующим накладным товара, принятого с использованием факсимиле подписи, свидетельствует о прямом последующем одобрении предпринимателем соглашения и соответственно подтверждает осведомленность предпринимателя об оспариваемом соглашении.

В другом случае*(15) суд счел несостоятельным довод ответчика об отсутствии задолженности по договору поставки в связи с использованием истцом при оформлении документов факсимиле, так как ответчик как покупатель по договору не опроверг факт поставки товара в адрес покупателя. Использование факсимиле истцом само по себе не нарушает права покупателя.

В одном из рассматриваемых дел*(16) высшие судьи учли, что акты выполненных работ за спорный период были подписаны ответчиком способом, аналогичным тому, которым они подписывались на протяжении всего срока действия договора.

Также доказательств того, что факсимильная подпись и оттиски печати со стороны заказчика были проставлены самим истцом, представлены не были.

В связи с этим суд пришел к выводу, что между сторонами достигнуто соглашение об оформлении сделки и ее результатов с использованием факсимильного воспроизведения подписи в силу сложившейся между ними обычной практики, а также о том, что фактическое оказание услуг подтверждено иными имеющимися в деле доказательствами.

Факсимиле в трудовых отношениях

В трудовых правоотношениях применение факсимиле не предусмотрено законом. Ссылка на статью 160 Гражданского кодекса в данном случае применяться вообще не может. Трудовые отношения регулируются нормами не гражданского, а трудового законодательства *(17).

В связи с этим говорить о правомерности подписания трудового договора и иных документов с работником с помощью клише вообще нельзя.

Сам факт допуска к работе хотя и свидетельствует о наличии трудового договора*(18), но не снимает проблемы для работника при оспаривании им условий договора (рабочее место, величина и порядок оплаты, премирования, рабочее время).

Наличие документооборота с факсимильной подписью руководителя не будет иметь принципиального значения, если стороны соблюдали условия данного договора и он соответствовал их волеизъявлению. Однако если между сторонами возникнет спор о наличии трудовых отношений, то документы, подписанные факсимиле, суд может не принять в качестве доказательства.

Так, суд правомерно пришел к выводу, что если приказ, трудовой договор и должностная инструкция от имени работодателя подписаны путем проставления факсимильной подписи генерального директора, то трудовые отношения между работником и работодателем отсутствуют*(19).

Из вышесказанного можно сделать вывод, что законная сфера применения факсимиле — гражданско-правовые отношения на основании соглашения сторон. Все иные области применения клише вне рамок нормативного регулирования.

Следует также обратить внимание, что использование и порядок хранения клише внутри организации должны быть урегулированы локальными нормативными актами с целью ограничения доступа к ним посторонних лиц, а также незаконного или несанкционированного использования.

ИТОГ——————————————————————

┌─────────────────────────┐ ┌────┤ Факсимиле ├──────┐ │ └─────────────────────────┘ │ ▼ ▼ Нельзя подписывать Можно подписывать ┌───┐ ┌───┐ │ х │ │ v │ └───┘ └───┘┌─────────────────────────────────┐ ┌────────────────────────────┐│- доверенности │ │договоры поставки (при ││- платежные документы │ │наличии соглашения об ││- первичные документы │ │использовании факсимильной ││бухгалтерского учета │ │подписи) ││- договоры поручительства │ │ ││- векселя │ │ │

└─────────────────────────────────┘ └────────────────────────────┘

Источник: http://garant-smolensk.ru/articles/as110614/

Правовой консультант
Добавить комментарий